Wie easystaff mit lizzyAI 1.000+ Kandidat:innen interviewte - über 50% außerhalb der Bürozeiten

„Wir wollen wachsen und gleichzeitig jedem Bewerber die Chance geben, sich persönlich vorzustellen. Mit lizzyAI können wir beides verbinden: Bewerber führen ihr erstes Interview dann, wenn es für sie passt, und unser Recruiting-Team erhält eine strukturierte Grundlage für die nächsten Gespräche. So können wir mehr Menschen kennenlernen und unsere Zeit gezielt für die persönliche Auswahl einsetzen. lizzyAI ist für uns ein wichtiger Partner, um unser Recruiting mit unserem Wachstum Schritt halten zu lassen.“

Thomas HuberCEO easystaff

Kundenüberblick: einer der führenden Promotion- und Personaldienstleister

easystaff ist einer der führenden Promotion- und Personaldienstleister Österreichs. Das 2001 gegründete Unternehmen zählt dabei zu den größten Anbietern von Studentenjobs. easystaff arbeitet mit großen nationalen und internationalen Firmen zusammen und unterstützt seine Kunden unter anderem in Promotion, Verkauf, Gastronomie und Hospitality sowie mit HR Services. Über 100 interne Mitarbeitende koordinieren die Personaldienstleistungen in Österreich.

easystaff verbindet digitale Prozesse mit persönlicher Betreuung. Durch KI-Interviews mit lizzyAI bietet easystaff den Bewerbern eine zusätzliche, zeitlich flexible Möglichkeit für das Erstgespräch. In diesem wird lizzyAI verwendet, um die notwendigen Standard-Informationen strukturiert abzufragen. Wer ein persönliches Interview bevorzugt, kann dieses jederzeit wählen. Individuelle Fragen und Anliegen klärt das easystaff Team weiterhin persönlich. Auch die Entscheidungen über die Aufnahme in den Personalpool und die weiteren Schritte liegen ausschließlich bei den Mitarbeitenden.

Die Ausgangslage: strukturierte Interviews und Onboarding auf die Job-Plattform

Die Organisation und Vermittlung von Bewerbern und Jobs erfolgt über den easystaff Manager, der zentralen Plattform für die Einsatzplanung und Projektverwaltung.

Sobald Job-Interessenten sich bei easystaff registrieren, erhalten Sie automatisiert eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch mit lizzyAI sowie das Benutzerhandbuch der Job-Plattform inklusive der detaillierten Beschreibung von Vermittlung und Ausübung einer Tätigkeit. Dieses strukturierte Interview ist dabei für alle Bewerber gleich. Abgefragt werden Themen wie Bildungsweg & Abschlüsse, Sprachkenntnisse, Verfügbarkeit und Job-Präferenz, Mobilität der Bewerber etc. Zusätzlich wird das prozessuale Wissen zur Benutzung der Plattform aus dem Handbuch untersucht.

Erst nach erfolgreichem bestehen werden Bewerber für die Plattform freigeschaltet und in den Personalpool aufgenommen. Sie erhalten dadurch Zugang zu den verfügbaren Jobs. Das Erstinterview ist damit ein zentraler Schritt im Recruiting-Prozess: Es schafft die Grundlage für die Aufnahme in den Personalpool und bestimmt zugleich, wie schnell neue Bewerber für Einsätze zur Verfügung stehen und welche Aufträge von Unternehmen bedient werden können.

Die Herausforderung: Hohe Bewerberzahlen und Erstgespräche außerhalb der Bürozeiten

Flexible Personaldienstleistungen verlangen nach einem Recruiting-Prozess, der zu unterschiedlichen Einsatzbereichen und Arbeitszeiten passt. Das breite Job-Angebot und die Führungsposition von easystaff im Vermittlungsmarkt generieren dabei ein hohes Volumen an Bewerbern. Circa 50 Bewerbungen erhält easystaff täglich. Jedes Erstgespräch stellt zudem zusätzlichen Vorbereitungs- und Organisationsaufwand dar.

Für Bewerber ist wiederum die zeitliche Verfügbarkeit der Interviews mitentscheidend. Wer tagsüber arbeitet oder studiert, kann ein Gespräch während der üblichen Bürozeiten schwerer einplanen.

Die Möglichkeit unzählige Erstgespräche automatisiert bereitzustellen, zu terminieren, durchzuführen, abends oder auch am Wochenende, sowie die entstandenen Daten strukturiert in den genutzten Recruiting-Tools bereitzustellen, stellt ein enormes Potenzial für easystaff dar.

Die Lösung: KI-Interviews durch lizzyAI

„Wir setzen KI nicht ein, um Menschen zu ersetzen, sondern um ihnen das Leben einfacher zu machen. Unsere Bewerber:innen sollen nicht auf uns warten müssen – wir wollen dann für sie da sein, wenn sie Zeit und Lust haben“

Thomas HuberCEO easystaff

easystaff setzt lizzyAI ein, um standardisierte Erstinterviews und wiederkehrende Abfragen zu übernehmen. Nach der Anmeldung im Jobportal erhalten Bewerber eine Einladung zum KI-Interview, das sie zeitlich flexibel absolvieren können. Dieses Angebot ergänzt das persönliche Gespräch: Bewerber können sich jederzeit für ein Interview mit dem easystaff Team entscheiden. Individuelle Anliegen werden weiterhin individuell und persönlich geklärt. Alle Gespräche werden dabei aufgezeichnet, transkribiert und ausgewertet. lizzyAI gleicht die Antworten der Bewerber mit den Anforderungen von easystaff ab und stellt dem Recruiting-Team eine strukturierte Einschätzung mit nachvollziehbaren Begründungen und Verweisen auf relevante Interviewstellen bereit. Diese Auswertung dient als Unterstützung für die menschliche Beurteilung. Alle Entscheidungen über Bewerber, ihre Freischaltung für die Jobplattform und die weiteren Schritte werden von den Mitarbeitenden bei easystaff getroffen.

Die Ergebnisse: über 1000 Kandidaten-Interviews, über 500 gesparte Arbeitsstunden für Recruiter - über 50% außerhalb der Bürozeiten

Über 1000 Interviews, rund 500 gesparte Recruiter-Stunden und ca. 70 % höhere Produktivität im Screening – bei einer durchschnittlichen Bewerberbewertung von 8,6/10 und über der Hälfte der Interviews außerhalb der Bürozeiten.

✔ Über 1000 Kandidaten interviewt. Nach über 1000 Interviews kann gesagt werden: der use-case funktioniert für Personalvermittler wie easystaff und deren Bewerber.

✔ 8,6 von 10 als durchschnittliche Bewertung der Interviews durch Bewerber. Am Ende eines jeden Interviews werden Kandidaten nach einer Bewertung sowie nach Feedback gefragt. Durchschnittlich bewerten Bewerber die KI-Interviews von lizzyAI mit 8,6 von 10 Punkten. Besonders häufig werden dabei die Einfachheit und Flexibilität des Interview-Prozesses sowie das überraschend natürliche Gespräch erwähnt.

✔ Rund 500 Stunden Zeitersparnis für das easystaff Recruiting-Team. Bei einem manuellen Aufwand von durchschnittlich 30 Minuten pro Kandidat für Vorbereitung, Koordination, Durchführung und Auswertung des Interviews ergibt sich bei rund 1000 Interviews eine geschätzte Zeitersparnis von 500 Stunden.

✔ Über 50% der Interviews finden außerhalb der Arbeitszeiten statt. Mehr als die Hälfte der Bewerber führte ihr Interview am Wochenende, vor 9 Uhr oder nach 17 Uhr durch. Bewerber nutzen vermehrt die Möglichkeit, ihr Interview außerhalb der üblichen Bürozeiten von Recruiting-Teams durchzuführen.

✔ 70% Produktivitäts-uplift im Kandidaten-Screening. Durch die Automatisierung der Erstinterviews mit lizzyAI konnte easystaff die Produktivität im Kandidaten-Screening um ca. 70 % steigern. Bei gleichem Zeitaufwand kann das Recruiting-Team damit 70% mehr Kandidaten bearbeiten. Wiederkehrende Recruiting-Aufgaben übernimmt lizzyAI, während sich das easystaff Team auf die Qualität des Personalpools konzentriert.

Was der Einsatz von lizzyAI ermöglicht

Die Entlastung bei standardisierten Erstinterviews schafft mehr Raum für persönliche Betreuung. Das easystaff Recruiting-Team kann sich gezielt mit individuellen Fragen, besonderen Lebenssituationen und offenen Punkten zur Eignung oder Einsatzplanung befassen. Gleichzeitig erhalten Bewerber mehr Wahlfreiheit: Sie können das flexible KI-Interview nutzen oder ihr Erstgespräch persönlich führen. So verbindet easystaff ein skalierbares Recruiting mit individueller Begleitung und menschlicher Entscheidung.

Durch lizzyAI kann easystaff deutlich mehr Bewerber durch den Screening-Prozess führen, ohne den manuellen Zeitaufwand im gleichen Maß erhöhen zu müssen. Durch die Transformation der Erstgespräche hin zu KI-Interviews werden easystaff Mitarbeiter deutlich entlastet und haben mehr Zeit sich auf das Wesentliche zu fokussieren: Das Treffen von Entscheidungen. Die hohen und zusätzlich wachsenden Bewerberzahlen kann easystaff dank dem Einsatz der KI-Interviews jetzt deutlich einfacher organisieren. Nicht zuletzt, weil lizzyAI die Gespräche autonom terminiert und durchführt.

Die gewonnene zeitliche Flexibilität erleichtert Bewerbern die Durchführung der Erstgespräche und damit den Einstieg in den easystaff Personalpool. Sie können ihr Erstinterview absolvieren, ohne auf einen gemeinsamen Termin mit dem Recruiting-Team warten zu müssen. Damit entfällt eine weitere organisatorische Hürde für alle Beteiligten.

Nach Abschluss des Interviews erhält das easystaff Team eine dokumentierte Grundlage zur Bewertung für jeden Bewerber. Die Bewertung basiert dabei auf individuell definierten Kriterien für die Kandidatenauswahl und wird voll-integriert an das easystaff-System übergeben. easystaff hat stets übersichtliche Auswertungen aller Kandidaten ohne das eigene System verlassen zu müssen. Die Bewertungen lassen sich anhand konkreter Interviewpassagen nachvollziehen und bei Bedarf anhand der Video-Aufzeichnung überprüfen. Die Entscheidung über die weiteren Schritte bleibt dabei bei den Recruitern.

Warum KI-Interviews für Personaldienstleister relevant sind

Personaldienstleister müssen kurzfristige Personalanfragen bedienen und dafür laufend geeignete Bewerber in ihren Personalpool aufnehmen. Manuelle Erstgespräche binden dabei Recruiting-Kapazitäten und erfordern eine Terminabstimmung, bevor Kandidaten überhaupt für Einsätze berücksichtigt werden können.

KI-Interviews ermöglichen es, diese erste Qualifizierung unabhängig von Bürozeiten durchzuführen. Bewerber können zeitlich flexibel am Interview teilnehmen, während Recruiting-Teams strukturierte Ergebnisse für die weitere Auswahl erhalten. So lässt sich ein höheres Bewerbungsaufkommen bearbeiten und mehr Zeit für persönliche Rückfragen und die Vermittlung geeigneter Kandidaten gewinnen.

Der Einsatz bei easystaff zeigt, wie dieses Modell in der Praxis bereits angenommen wird: über 1000 durchgeführte Interviews, jedes zweite findet dabei außerhalb der Bürozeiten statt. Durch die automatisierten KI-Interviews können Personaldienstleister eine hohe Zahl an Bewerbungen bearbeiten, ohne dass der manuelle Aufwand für das Recruiting-Team im gleichen Maß steigt. Auch bei den Bewerbern kommt das Format gut an: Sie bewerten die KI-Interviews von lizzyAI durchschnittlich mit 8,6 von 10 Punkten. Besonders wird dabei die neu gewonnene Flexibilität des Bewerbungs-Prozesses hervorgehoben.

Durch den Einsatz von KI-Interviews können Personaldienstleister ihren Personalpool schneller erweitern und kurzfristige Kundenanfragen zuverlässiger bedienen - ein entscheidender Wettbewerbsvorteil in einem Markt, in dem kurze Antwortzeiten auf Bewerbungen entscheidend sind.

Bereit Ihr Recruiting zu skalieren?

Erfahren Sie in einer Live-Demo, wie lizzyAI Ihr Team bei Interviews unterstützt und Bewerber:innen einen flexiblen Einstieg in den Recruiting-Prozess ermöglicht.